Come velocizzare l’inoltro delle email (con Outlook)

Smistando la posta in arrivo di una email generica, la classica info@azienda.qualcosa, con il tempo mi ero accorto che l’80% delle email da inoltrare dovevano essere indirizzate a non più di tre persone, e con il passare degli anni, la mole di posta era aumentata e le persone a cui smistare potevano essere diventate 6, ma ad occhio e croce credo che fossimo sempre nell’ordine dell’80% di posta da smistare verso tre o quattro indirizzi.

Usando Outlook, con la versione 2010 i passaggi erano:

• Aprire il messaggio, per cercare di capire a chi poteva dover essere inoltrato.
• Cliccare su inoltra.
• Iniziare a scrivere il destinatario (oppure cliccare sui pulsanti a disposizione per cercare in rubrica, l’unica cosa comoda in questo caso era poter scrivere al posto dell’indirizzo le iniziali del destinatario e poi lasciare ad Outlook il compito di completare l’indirizzo; purtroppo presto si presentarono persone con le stesse iniziali e allora bisognava aspettare che Outlook aprisse un’ulteriore finestra in cui scegliere tra i nominativi proposti…

Morale: occorreva un sacco di tempo e la posta continuava ad aumentare.

Dopo qualche anno di macro con il VBA di Excel decisi di provare a capire se ero in grado di fare qualcosa anche con il VBA di Outlook.

Cercai un po’ in internet ed un po’ nella guida e misi insieme una prima soluzione, mirata a risparmiare tempo.

Preparai tre macro uguali (quindi facili da manutenere) ciascuna definiva un destinatario e poi passava il parametro alla funzione che si sarebbe occupata dell’inoltro vero e proprio:

[code lang="vb"]
Sub inoltra_tizio()
'20161125 www.gremmo.it

    destinatario ="Tizio"
    inoltra_destinatari (destinatario)

End Sub

Sub inoltra_caio()
'20161125 www.gremmo.it

    destinatario ="Caio"
    inoltra_destinatari (destinatario)

End Sub

Sub inoltra_sempronio()
'20161125 www.gremmo.it

    destinatario ="Sempronio"
    inoltra_destinatari (destinatario)

End Sub

Function inoltra_destinatari(destinatario)
'20161125 www.gremmo.it

    Set miaEmail = Application.ActiveInspector.CurrentItem

    Set mioInoltra = miaEmail.Forward

    mioInoltra.Recipients.Add destinatario

    mioInoltra.Send

    miaEmail.Close olSave

End Function
[/code]

Dove sono gli indirizzi email?

Nel mio caso, pc in un dominio con la posta aziendale su un server, il destinatario può essere il semplice nome, ci pensa poi Outlook, o meglio il sistema di posta, a recapitare nella corretta cassetta di posta.

Per provare il meccanismo, avevo aperto una email e personalizzato la barra degli strumenti inserendo tre pulsanti collegati alle macro.

Ora basta aprire una email cliccare sul inoltra e poi sul pulsante del destinatario, tre passaggi!

Cavolo, il primo e l’ultimo sono necessari, chissà se si può fare a meno del secondo?

In realtà basta riposizionare la tab Inoltra a in cima alla lista, questo fa si che quando si apre una email siano subito visibili i pulsanti di inoltro. Questo a me va bene, la maggior parte del lavoro passa da qui, e solo per le poche volte che devo inoltrare ad altri cliccherò una volta in più per tornare al menù normale.

Adesso i passaggi sono solo due: aprire una email per capire chi può essere il destinatario e cliccare sul relativo pulsante.

Alla fine della fiera, con una macro replicabile quante volte serve, e una funzione accompagnate da una barra ben organizzata, si può risparmiare veramente parecchio tempo, ogni giorno!

Se ti sei trovato nelle stesse condizioni e hai risolto in qualche maniera, potresti scriverlo qui sotto!